Executive Secretary / Personal Assistant - AIO Aesthetic Clinic

AIO Aesthetic Clinic · 📍 Surabaya, Jawa Timur · Diposting 2026-10-03

FULL_TIME⭐ TERVERIFIKASI

Rp 4.000.000 - Rp 5.000.000 per bulan

Bergabunglah dengan tim kami di AIO Aesthetic Clinic, klinik kecantikan dan kesehatan terkemuka di Surabaya, sebagai Executive Secretary / Personal Assistant. Peran ini ideal untuk profesional yang terorganisir dengan baik dan proaktif, siap menghadapi tantangan di lingkungan yang cepat berubah. Di sini, Anda akan bertanggung jawab langsung untuk mendukung operasional klinik kami, mulai dari manajemen dokumen hingga koordinasi acara penting.

Sehari-hari, Anda akan berinteraksi dengan berbagai pihak, mulai dari dokter dan staf medis hingga pasien dan vendor. Anda akan menggunakan berbagai perangkat lunak seperti Microsoft Office Suite, Google Workspace, dan sistem manajemen klinik khusus untuk menjaga alur kerja yang efisien. Dengan pengalaman lebih dari 3 tahun di bidang administrasi atau asisten pribadi, Anda akan membawa kemampuan berkomunikasi yang kuat dan kemampuan multitasking yang tinggi ke peran ini.

📋 Tanggung Jawab Pekerjaan

Mengelola dokumen dan arsip dengan menggunakan sistem manajemen dokumen yang terstruktur.
Mengatur jadwal dan mengkoordinasikan acara penting, seperti konsultasi dokter dan pertemuan dengan pasien.
Mendukung operasional klinik dengan mengatur kebutuhan staf dan vendor.
Membuat laporan dan dokumentasi operasional harian, mingguan, dan bulanan.
Mengelola komunikasi internal dan eksternal, termasuk email, telepon, dan pertemuan.
Memastikan semua dokumen dan laporan disimpan dengan rapi dan aman.
Membantu dalam pengelolaan inventaris dan peralatan klinik.
Memberikan dukungan administratif kepada dokter dan staf medis.

🎓 Kualifikasi & Syarat

Pendidikan minimal Sarjana (S1) di bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
Pengalaman lebih dari 3 tahun sebagai Executive Secretary atau Personal Assistant di lingkungan klinik atau perusahaan.
Penguasaan Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) dan Google Workspace (Gmail, Google Calendar, Google Drive).
Kemampuan berkomunikasi yang baik, baik lisan maupun tertulis.
Kemampuan multitasking dan manajemen waktu yang baik.
Kemampuan untuk bekerja dalam tim dan berinteraksi dengan berbagai pihak.
Pengalaman dengan sistem manajemen klinik atau perangkat lunak administrasi medis adalah nilai tambah.
Kemampuan untuk bekerja dalam lingkungan yang cepat berubah dan tekanan tinggi.